Đừng bị chìm trong hợp đồng: Tại sao tự động hóa mua sắm không còn là lựa chọn nữa

Hãy đi thẳng vào vấn đề. Các nhóm pháp lý và mua hàng đang bị chồng chất công việc. Hợp đồng tích tụ nhanh hơn khả năng xử lý của con người. Đàm phán với nhà cung cấp kéo dài. Các danh sách kiểm tra tuân thủ bị bỏ lỡ. Khi World Commerce and Contracting báo cáo rằng quản lý hợp đồng kém khiến doanh thu hàng năm bị mất tới 9%, đó không phải là lỗi phần mềm—đó là một tình trạng khẩn cấp kinh doanh.

Vấn đề thực sự? Hầu hết các tổ chức vẫn dựa vào bảng tính, chuỗi email và phê duyệt thủ công. Những phương pháp này đã từng hiệu quả cách đây một thập kỷ. Ngày nay, chúng là những kẻ giết chết doanh thu.

Chi phí thực sự của việc duy trì thủ công

Dưới đây là những gì xảy ra khi tin tức về mua hàng nổ ra rằng đối thủ đã chuyển sang tự động hóa—đội ngũ của bạn vẫn đang xử lý các phiên bản tài liệu qua mười chuỗi email khác nhau.

Các nút thắt trong mua hàng gây ảnh hưởng nặng nề:

• Đơn đặt hàng nằm trong hàng đợi phê duyệt hàng tuần
• Kiểm soát phiên bản trở thành cơn ác mộng (hợp đồng nào là hợp đồng chính thức?)
• Hạn chót tuân thủ bị bỏ lỡ vì chúng nằm trong lịch của ai đó, không phải trong hệ thống
• Quá trình onboarding nhà cung cấp kéo dài vô tận, làm chậm tiến độ dự án
• Chi tiêu vẫn không rõ ràng cho đến khi quá muộn để đàm phán điều khoản tốt hơn

Các quy trình pháp lý cũng gặp phải những đau đớn tương tự:

• Thời gian xử lý hợp đồng kéo dài từ ngày sang tuần
• Gia hạn hợp đồng khiến đội ngũ bất ngờ vì không ai theo dõi ngày tháng
• Các điều khoản rủi ro bị bỏ sót vì có quá nhiều hợp đồng để xem xét đúng cách
• Tìm kiếm một thỏa thuận cụ thể đòi hỏi phải lục lọi trong các tủ hồ sơ
• Không có dấu vết kiểm toán, điều này trở thành cơn ác mộng khi cơ quan quản lý gọi điện

Toán học thật tàn nhẫn. Các tổ chức mất năng suất nghiêm trọng trong khi đội ngũ của họ kiệt sức vì công việc hành chính mà máy móc có thể xử lý trong vài phút.

Tại sao bây giờ? Bốn lý do khiến tự động hóa không thể ngăn cản

1. Làm việc từ xa đã làm cho các quy trình thủ công trở nên lỗi thời

Các hồ sơ giấy trong tủ không còn phù hợp khi đội ngũ của bạn phân tán. Các quy trình dựa trên đám mây cho phép phê duyệt hợp đồng diễn ra trong thời gian thực, bất kể vị trí. Hợp tác giờ đây là yêu cầu, không còn là xa xỉ.

2. Tốc độ là vũ khí cạnh tranh

Đội ngũ bán hàng cần hợp đồng ký trong vài giờ, không phải vài tuần. Hoạt động không thể chậm trễ trong mua hàng. Khi pháp lý hoặc mua hàng trở thành nút thắt, các giao dịch bị trì hoãn và doanh thu bị ảnh hưởng. Tự động hóa loại bỏ ma sát.

3. Quy định ngày càng thắt chặt

Các yêu cầu tuân thủ ngày càng nhiều. Luật bảo vệ dữ liệu, yêu cầu đặc thù ngành, chính sách nội bộ—tất cả đều cần theo dõi. Các quy trình thủ công làm tăng rủi ro tuân thủ. Tự động hóa tạo ra dấu vết kiểm toán và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

4. AI thực sự hoạt động bây giờ

Học máy có thể trích xuất các điều khoản chính từ hợp đồng, cảnh báo các điều khoản rủi ro, và đề xuất chỉnh sửa tự động. Năm năm trước, điều này chỉ là viễn tưởng. Ngày nay, đó là tiêu chuẩn. Hệ thống càng thông minh, nó càng xử lý nhiều hợp đồng hơn.

Những gì tự động hóa thực sự mang lại

Các tổ chức triển khai tự động hóa mua hàng và pháp lý báo cáo những thành quả rõ ràng:

Thời gian chu kỳ hợp đồng giảm 50% hoặc hơn. Những gì mất ba tuần giờ chỉ còn ba ngày. Giao dịch nhanh hơn. Nhận diện doanh thu cải thiện. Đội ngũ bán hàng thích điều đó.

Tỷ lệ tuân thủ tăng cao. Các cảnh báo tự động kích hoạt trước hạn chót. Không có gì bị bỏ lỡ. Các cuộc kiểm toán trở nên ít căng thẳng hơn vì dấu vết kiểm toán đầy đủ và có thể tìm kiếm.

Chi phí vận hành giảm 20-30%. Đội ngũ hoàn thành nhiều hơn mà không cần tuyển thêm nhân sự. Công việc định kỳ được xử lý bởi phần mềm. Con người tập trung vào chiến lược thay vì nhập dữ liệu.

Quan hệ nhà cung cấp được củng cố. Thanh toán đúng hạn. Giao tiếp rõ ràng. Vấn đề được giải quyết nhanh hơn. Mua hàng xây dựng danh tiếng về hiệu quả, điều mà các nhà cung cấp nhận thấy và thưởng cho.

Nhân viên thực sự thích công việc của họ. Các chuyên gia pháp lý không học luật để nhập dữ liệu. Các đội mua hàng không tham gia để săn đón phê duyệt. Tự động hóa giúp họ làm công việc ý nghĩa. Sự hài lòng trong công việc tăng lên. Tỷ lệ nghỉ việc giảm.

Cây công nghệ đằng sau tự động hóa hiện đại

Các công cụ thúc đẩy sự chuyển đổi này ngày càng tinh vi:

Nền tảng Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) xử lý toàn bộ hành trình hợp đồng—từ tạo, phê duyệt đến gia hạn và lưu trữ. Các giải pháp như Ironclad, DocuSign CLM, và Icertis cung cấp mẫu, quy trình phê duyệt, chữ ký điện tử, và lưu trữ tập trung trong một hệ thống.

AI và học máy trích xuất các thông tin quan trọng mà con người mất hàng giờ để khám phá. Nhận diện rủi ro, trích xuất điều khoản, phân tích dự đoán diễn ra tự động. Hệ thống học hỏi và cải thiện qua từng hợp đồng.

Các động cơ tự động hóa quy trình định tuyến nhiệm vụ đến đúng người dựa trên các quy tắc đã định. Không còn truy đuổi thủ công. Phê duyệt diễn ra trôi chảy. Tầm nhìn trạng thái là theo thời gian thực.

Nền tảng đặc thù mua hàng như Coupa và SAP Ariba xử lý đơn đặt hàng, dữ liệu nhà cung cấp, và phân tích chi tiêu. Tích hợp với hệ thống ERP giúp mua hàng kết nối liền mạch với tài chính, hoạt động, và bảng điều khiển lãnh đạo.

Giải pháp chữ ký điện tử loại bỏ chu trình in- ký- quét. Hợp đồng được thực hiện trong vài phút thay vì vài ngày.

Cách bắt đầu thực sự

Đừng quá suy nghĩ. Bắt đầu với điểm đau lớn nhất của bạn. Trì hoãn hợp đồng? Rủi ro tuân thủ? Hỗn loạn onboarding nhà cung cấp? Chọn vấn đề gây thiệt hại nhiều nhất, rồi tìm giải pháp giải quyết nó.

Bước 1: Xây dựng lý do kinh doanh

Định lượng chi phí hiện tại. Mỗi tháng mọi người dành bao nhiêu giờ cho công việc hợp đồng thủ công? Doanh thu bị trì hoãn vì phê duyệt quá lâu? Các sự cố tuân thủ đã khiến bạn mất tiền như thế nào? Dữ liệu này giúp thuyết phục lãnh đạo đầu tư.

Bước 2: Tham gia các bên liên quan từ sớm

Pháp lý, mua hàng, tài chính, CNTT, và vận hành đều quan tâm đến quyết định này. Lấy ý kiến của họ trước khi mua. Phản hồi của họ giúp tránh các sai lầm đắt đỏ trong quá trình triển khai.

Bước 3: Bắt đầu nhỏ, mở rộng sau

Bạn không cần tự động hóa mọi thứ cùng lúc. Nhiều tổ chức bắt đầu với một quy trình, chứng minh giá trị, rồi mở rộng. Những chiến thắng nhanh tạo đà và sự ủng hộ nội bộ.

Bước 4: Đo lường những gì quan trọng

Xác định thành công trước khi triển khai. Theo dõi thời gian chu kỳ hợp đồng, tỷ lệ lỗi, điểm tuân thủ, và mức độ chấp nhận của người dùng. Các con số thúc đẩy đầu tư liên tục.

Bước 5: Lập kế hoạch quản lý thay đổi

Công cụ mới đòi hỏi hành vi mới. Đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ. Đừng xem nhẹ tầm quan trọng của truyền thông và hướng dẫn để các đội nhóm thích nghi với quy trình mới.

Thực tế cạnh tranh

Tự động hóa trong quy trình pháp lý và mua hàng không còn là lựa chọn nữa. Đó là điều kiện để vận hành hiệu quả.

Các tổ chức tự động hóa ngay bây giờ đang thu được lợi thế lớn về tốc độ, chi phí, và tuân thủ. Đối thủ của họ vẫn còn mắc kẹt trong các quy trình thủ công, chậm chạp hơn, dễ mắc lỗi, và đang mất tiền vì kém hiệu quả.

Câu hỏi không phải là tự động hóa có hợp lý hay không. Câu hỏi là bạn có thể triển khai nhanh đến mức nào trước khi đối thủ của bạn làm điều đó.